Gizlilik Sözleşmesi Nedir?

Gizlilik Sözleşmesi, ifşa edilen ticari sır ve bilgilerin korunması bakımından en emin yol olduğundan günümüzde en basit ticari ilişkide dahi Gizlilik Sözleşmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu kapsamda Gizlilik Sözleşmesinin düzenlenmesi çok daha olağan bir hale gelmiştir. Ancak günümüzde Gizlilik Sözleşmesinin özellikle gerekli görüldüğü haller arasında M&A (“Birleşme ve Devralma”) yer almaktadır.

Bu doğrultuda   potansiyel alıcıya, işleme konu şirketle alakalı risk analizlerinin, finansal tabloların, pazarlama stratejilerin, malvarlığı değerlerinin paylaşılması örnek verilebilir. Bu tarz işlemlerin tarafları, ifşa edilen bilgilerin korunması amacıyla Gizlilik Sözleşmesi akdetmektedirler.

Gizli Bilginin Korunması

Esasen bakıldığında Gizlilik Sözleşmeleri, gizli bilgi olarak tanımlanan bir bilginin ifşa edilmemesi ve gizli bilgiyi tarafların arasındaki ilişkiden başkaca bir amaçla kullanılmaması olmak üzere iki ana yükümlülükten oluşmaktadır.

İlk yükümlülük, Alıcının yedinde bulunan gizli bilginin sadece gizli tutulmasını değil, aynı zamanda bu bilginin gizli kalmasını sağlamak için gerekli önlemlerin alınması yükümlülüğünü de kapsamaktadır. Keza bir bilginin başkasıyla alenen paylaşılmamış olması, Alıcının gizlilik yükümlülüğünü yerine getirdiği şeklinde yorumlanmamalıdır.

Gizli bilginin mevcut olduğu database’in korunmasız olması, örneğin üçüncü kişilerin “hackleme” suretiyle bilgisayara erişim sağlayabilmesi ve bunda Alıcının bir kusurunun tespit edilmesi hâlinde de Gizlilik Yükümlülüğüne aykırılık söz konusudur.

İkinci yükümlülük ise, tarafların aralarında bulunan mevcut ilişkiden dolayı elde ettiği bilgilerin başkaca bir amaçla kullanılmaması, bu bilgilerden dolayı kendine veya bir başkasına menfaat sağlamaması ve bu bilgileri kullanarak İfşa Eden tarafa bir zarar vermemesi şeklinde açıklanabilir. Burada belirtilmesi gerekir ki, gizlilik yükümlülüğü, sözleşmesel bir borç da olduğu için, gizli bilgilerin kullanılmasının, İfşa eden taraf nezdinde bir zarar doğurmaması Alıcının herhangi bir yaptırımla karşılaşmayacağı anlamına gelmemektedir.

Gizlilik Sözleşmesinin İçeriği Ne Olmalıdır?

Gizlilik sözleşmesi (Non-Disclosure Agreement – NDA), tarafların birbiriyle paylaştığı gizli bilgilerin korunmasını sağlamak amacıyla yapılan bir anlaşmadır. Bir gizlilik sözleşmesinin içeriği genellikle şu unsurları içermelidir:

1. Tarafların Tanımı

• Taraflar: Gizli bilgiyi ifşa eden (ifşa eden taraf) ve bu bilgiyi alan (alıcı taraf) kişi veya kurumlar açıkça belirtilmelidir.

2. Gizli Bilgilerin Tanımı

• Gizli Bilgiler: Hangi bilgilerin gizli olduğu net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu bilgiler ticari sırlar, mali bilgiler, müşteri listeleri, teknik bilgiler, iş planları gibi çeşitli türlerde olabilir.

3. İstisnalar

• Gizli Olmayan Bilgiler: Halka açık olan, alıcı tarafından önceden bilinen veya üçüncü bir taraf aracılığıyla meşru bir şekilde elde edilen bilgiler gizli olarak sayılmayabilir. Bu durum sözleşmede açıkça belirtilmelidir.

4. Kullanım Kapsamı

• Bilgilerin Kullanımı: Gizli bilgilerin hangi amaçlarla kullanılabileceği belirtilmelidir. Genellikle, gizli bilgilerin sadece belirtilen amaçlar doğrultusunda ve belirtilen projeler için kullanılacağı ifade edilir.

5. Gizlilik Süresi

• Sözleşme Süresi: Gizlilik süresinin ne kadar olacağı ve gizli bilgilere erişimin ne kadar süre boyunca korunacağı belirtilmelidir. Bu süre proje süresi ile sınırlı olabilir ya da daha uzun bir süre için geçerli olabilir (örneğin, 2-5 yıl).

6. Bilgilerin Korunması

• Gizlilik Yükümlülüğü: Alıcı tarafın, gizli bilgileri nasıl koruyacağı ve hangi önlemleri alacağı detaylandırılmalıdır (örneğin, gizli bilgilere sadece belirli kişilerin erişimi olabilir).

7. İhlal Durumunda Yaptırımlar

• İhlal Durumu ve Cezai Yaptırımlar: Gizlilik sözleşmesinin ihlali durumunda hangi yaptırımların uygulanacağı ve cezaların ne olacağı belirtilmelidir. Bu, tazminat, dava hakkı veya sözleşmenin feshi olabilir.

8. Yetkili Mahkeme ve Hukuki Durum

• Yetkili Mahkeme: Olası hukuki anlaşmazlık durumunda hangi mahkemenin yetkili olduğu ve hangi ülkenin yasalarının uygulanacağı belirtilmelidir.

9. Bilgilerin İadesi veya İmhası

• Bilgilerin İadesi/İmhası: Gizli bilgilerin sözleşme süresi sonunda nasıl iade edileceği veya imha edileceği konusunda açık hükümler bulunmalıdır.

10. Tarafların Hak ve Yükümlülükleri

• Sorumluluklar: Hem ifşa eden tarafın hem de alıcı tarafın hakları ve sorumlulukları açık bir şekilde ifade edilmelidir.

11. Mücbir Sebep Durumu

• Mücbir Sebep: Doğal afetler, savaş gibi önceden öngörülemeyen olayların sözleşmeye olan etkileri ve bu gibi durumların nasıl yönetileceği belirtilmelidir.

Bu unsurlar, gizlilik sözleşmesinin taraflar arasında açık, şeffaf ve hukuki bir dayanağa sahip olmasını sağlar.

Genel olarak gizlilik kapsamı dışında bırakılan haller:

• İfşa edildiği esnada veya öncesinde kamuoyu tarafından bilinen bilgiler;
• İleriki tarihte kamuoyuna Sözleşme ihlal olmaksızın ve taraflara kusur atfedilmeksizin mal olan bilgiler;
• Herhangi bir gizlilik taahhüdü altında bulunmadan önce Alıcı’nın yedinde olan bilgiler;
• Yürürlükte olan kanun ya da düzenlemeler ya da verilmiş olan bir mahkeme kararı, idari emir gereğince hukuken açıklanması zorunlu bilgiler ve
• Gizlilik yükümlülüğü olmayan başkaca bir kişiden edinilen bilgiler.

*Konu ile ilgili olarak mutlaka bir avukata danışmanızı ve KVKK alanında çalışan avukatlardan profesyonel bir yardım almanızı tavsiye ederiz. Daha detaylı bilgi için bize ulaşabilirsiniz.